AVISO DE PRÁCTICAS DE PRIVACIDAD HIPAA

ESTE AVISO DE PRÁCTICAS DE PRIVACIDAD DESCRIBE CÓMO SE PUEDE UTILIZAR Y DIVULGAR SU INFORMACIÓN MÉDICA Y CÓMO PUEDE ACCEDER A ESTA INFORMACIÓN. LE ROGAMOS QUE LO REVISE DETENIDAMENTE.

Esta Notificación de Prácticas de Privacidad (la "Notificación") describe las obligaciones legales de Western Growers Assurance Trust (el "Plan") y sus derechos legales con respecto a su información de salud protegida en poder del Plan según la Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro de Salud de 1996 (HIPAA) y la Ley de Tecnología de la Información de Salud Económica y Clínica (Ley HITECH). Entre otras cosas, esta Notificación describe cómo se puede utilizar o divulgar su información de salud protegida para llevar a cabo el tratamiento, el pago o las operaciones de atención médica, o para cualquier otro propósito que esté permitido o requerido por la ley. Estamos obligados a proporcionarle este Aviso de Prácticas de Privacidad de acuerdo con la HIPAA.

La regla de privacidad de la HIPAA sólo protege cierta información médica conocida como "información sanitaria protegida". En general, la información sanitaria protegida es la información sanitaria, incluida la información demográfica, obtenida de usted o creada o recibida por un proveedor de servicios sanitarios, un centro de intercambio de información sanitaria, un plan de salud o su empleador en nombre de un plan de salud colectivo, a partir de la cual es posible identificarle individualmente y que está relacionada con:

  1. su estado de salud física o mental pasado, presente o futuro;
  2. la prestación de asistencia sanitaria a usted; o
  3. el pago pasado, presente o futuro por la prestación de asistencia sanitaria a usted.

Si tiene alguna pregunta sobre este Aviso o sobre nuestras prácticas de privacidad, póngase en contacto con Jon Alexander, Consejero General (949) 885-2330.

 Fecha de entrada en vigor

El presente aviso entra en vigor el 10 de diciembre de 2014.

 Nuestras responsabilidades

La ley nos obliga a hacerlo:

  • mantener la privacidad de su información sanitaria protegida;
  • le proporcionan ciertos derechos con respecto a su información médica protegida;
  • proporcionarle una copia de este Aviso de nuestras obligaciones legales y prácticas de privacidad con respecto a su información médica protegida; y
  • seguir los términos del Aviso que está actualmente en vigor.

Nos reservamos el derecho a modificar los términos de este Aviso y a establecer nuevas disposiciones relativas a los datos sanitarios protegidos que conservamos, según lo permita o exija la ley. Si realizamos algún cambio sustancial en este Aviso, le proporcionaremos una copia de nuestro Aviso de prácticas de privacidad revisado mediante la publicación de un enlace especial en nuestro sitio web que incluya la fecha revisada y, posteriormente, lo enviaremos por correo a su última dirección conocida como parte de nuestro informe anual resumido.

Cómo podemos utilizar y divulgar su información médica protegida

Según la ley, podemos utilizar o divulgar su información médica protegida en determinadas circunstancias sin su permiso. Las siguientes categorías describen las diferentes formas en que podemos utilizar y divulgar su información médica protegida. Para cada categoría de usos o divulgaciones explicaremos lo que queremos decir y presentaremos algunos ejemplos. No se enumerarán todos los usos o divulgaciones de una categoría. Sin embargo, todas las formas en las que se nos permite utilizar y divulgar la información estarán incluidas en una de las categorías.

Para el tratamiento. Podemos utilizar o divulgar su información médica protegida para facilitar el tratamiento o los servicios médicos por parte de los proveedores. Podemos revelar información médica sobre usted a los proveedores, incluidos los médicos, las enfermeras, los técnicos, los estudiantes de medicina u otro personal del hospital que participe en su atención.

Para el pago. Podemos usar o divulgar su información de salud protegida para determinar su elegibilidad para los beneficios del Plan, para facilitar el pago del tratamiento y los servicios que usted recibe de los proveedores de atención médica, para determinar la responsabilidad de los beneficios bajo el Plan o para coordinar la cobertura del Plan. Por ejemplo, podemos informar a su proveedor de atención médica sobre su historial médico para determinar si un tratamiento en particular es experimental, de investigación o médicamente necesario, o para determinar si el Plan cubrirá el tratamiento. También podemos compartir su información médica protegida con un proveedor de servicios de revisión de utilización o precertificación. Asimismo, podemos compartir su información de salud protegida con otra entidad para ayudar con la adjudicación o subrogación de reclamaciones de salud o a otro plan de salud para coordinar los pagos de beneficios.

Para operaciones de atención médica. Podemos utilizar y divulgar su información médica protegida para otras operaciones del Plan. Estos usos y divulgaciones son necesarios para el funcionamiento del Plan. Por ejemplo, podemos utilizar la información médica en relación con la realización de actividades de evaluación y mejora de la calidad; la suscripción, la tarificación de las primas y otras actividades relacionadas con la cobertura del Plan; la presentación de reclamaciones para la cobertura de pérdidas parciales (o de exceso de pérdidas); la realización o la organización de programas de revisión médica, servicios jurídicos, servicios de auditoría y detección de fraudes y abusos; la planificación y el desarrollo empresarial, como la gestión de costes; y la gestión empresarial y las actividades administrativas generales del Plan. Sin embargo, no utilizaremos su información genética para fines de suscripción.

Alternativas de tratamiento o prestaciones y servicios relacionados con la salud. Podemos utilizar y divulgar su información médica protegida para enviarle información sobre alternativas de tratamiento u otros beneficios y servicios relacionados con la salud que podrían interesarle.

A los asociados comerciales. Podemos contratar a personas o entidades conocidas como Asociados Comerciales para que realicen diversas funciones en nuestro nombre o para que presten determinados tipos de servicios. Para llevar a cabo estas funciones o prestar estos servicios, los Asociados Comerciales recibirán, crearán, mantendrán, transmitirán, utilizarán y/o divulgarán su información médica protegida, pero sólo después de que acuerden por escrito con nosotros la aplicación de las salvaguardias adecuadas en relación con su información médica protegida. Por ejemplo, podemos revelar su información de salud protegida a un Asociado de Negocios para procesar sus reclamaciones de beneficios del Plan o para proporcionar servicios de apoyo, como la gestión de la utilización, la gestión de beneficios de farmacia, o la subrogación, pero sólo después de que el Asociado de Negocios entre en un contrato de Asociado de Negocios con nosotros.

Según lo exija la ley. Divulgaremos sus datos sanitarios protegidos cuando así lo exija la legislación federal, estatal o local. Por ejemplo, podemos divulgar su información médica protegida cuando lo exijan las leyes de seguridad nacional o las leyes de divulgación de la salud pública.

Para evitar una amenaza grave para la salud o la seguridad. Podemos utilizar y divulgar su información médica protegida cuando sea necesario para prevenir una amenaza grave para su salud y seguridad, o la salud y seguridad del público o de otra persona. Sin embargo, cualquier divulgación sólo se hará a alguien que pueda ayudar a prevenir la amenaza. Por ejemplo, podemos revelar su información médica protegida en un procedimiento relacionado con la licencia de un médico.

A los patrocinadores del plan. Con el fin de administrar el plan, podemos revelar a ciertos empleados de la empresa información sanitaria protegida. Sin embargo, esos empleados sólo utilizarán o divulgarán esa información según sea necesario para realizar las funciones de administración del plan o según lo requiera la HIPAA, a menos que usted haya autorizado otras divulgaciones. Su información médica protegida no puede ser utilizada para fines laborales sin su autorización específica.

Situaciones especiales

Además de lo anterior, las siguientes categorías describen otras posibles formas en que podemos utilizar y divulgar su información médica protegida sin su autorización específica. Para cada categoría de usos o divulgaciones, explicaremos lo que queremos decir y presentaremos algunos ejemplos. No se enumerarán todos los usos o divulgaciones de una categoría. Sin embargo, todas las formas en las que se nos permite utilizar y divulgar la información estarán incluidas en una de las categorías.

Donación de órganos y tejidos. Si usted es un donante de órganos, podemos divulgar su información médica protegida después de su muerte a organizaciones que se encargan de la obtención de órganos o del trasplante de órganos, ojos o tejidos, o a un banco de donación de órganos, según sea necesario para facilitar la donación y el trasplante de órganos o tejidos.

Militares. Si usted es miembro de las fuerzas armadas, podemos divulgar su información médica protegida según lo requieran las autoridades del comando militar. También podemos divulgar información médica protegida sobre personal militar extranjero a la autoridad militar extranjera correspondiente.

Indemnización laboral. Podemos divulgar su información médica protegida para la compensación de los trabajadores o programas similares, pero sólo según lo autorizado por, y en la medida necesaria para cumplir con, las leyes relacionadas con la compensación de los trabajadores y programas similares que proporcionan beneficios para las lesiones o enfermedades relacionadas con el trabajo.

Riesgos para la salud pública. Podemos divulgar su información médica protegida para actividades de salud pública. Estas actividades generalmente incluyen las siguientes:

  • para prevenir o controlar enfermedades, lesiones o discapacidades;
  • para informar de los nacimientos y las defunciones;
  • para denunciar los malos tratos o el abandono de los niños;
  • para informar de reacciones a los medicamentos o problemas con los productos;
  • para notificar a los ciudadanos la retirada de productos que puedan estar utilizando;
  • notificar a una persona que puede haber estado expuesta a una enfermedad o puede estar en riesgo de contraer o propagar una enfermedad o condición;
  • notificar a la autoridad gubernamental correspondiente si creemos que un paciente ha sido víctima de abuso, negligencia o violencia doméstica. Sólo haremos esta divulgación si usted está de acuerdo, o cuando lo exija o autorice la ley.

Actividades de supervisión sanitaria. Podemos revelar su información médica protegida a una agencia de supervisión sanitaria para actividades autorizadas por la ley. Estas actividades de supervisión incluyen, por ejemplo, auditorías, investigaciones, inspecciones y concesión de licencias. Estas actividades son necesarias para que el gobierno supervise el sistema de atención médica, los programas gubernamentales y el cumplimiento de las leyes de derechos civiles.

Demandas y litigios. Si usted está involucrado en una demanda o disputa, podemos revelar su información médica protegida en respuesta a una orden judicial o administrativa. También podemos revelar su información de salud protegida en respuesta a una citación, solicitud de descubrimiento u otro proceso legal por alguien involucrado en una disputa legal, pero sólo si se han hecho esfuerzos para informarle sobre la solicitud o para obtener una orden judicial o administrativa que proteja la información solicitada.

Aplicación de la ley. Podemos revelar su información médica protegida si nos lo pide un funcionario encargado de hacer cumplir la ley.

  • en respuesta a una orden judicial, citación, orden de arresto, citación o proceso similar;
  • para identificar o localizar a un sospechoso, fugitivo, testigo material o persona desaparecida;
  • sobre la víctima de un delito si, en determinadas circunstancias limitadas, no podemos obtener el acuerdo de la víctima;
  • sobre una muerte que creemos que puede ser resultado de una conducta delictiva; y
  • sobre la conducta delictiva.

Médicos forenses, examinadores médicos y directores de funerarias. Podemos divulgar información médica protegida a un forense o examinador médico. Esto puede ser necesario, por ejemplo, para identificar a una persona fallecida o determinar la causa de la muerte. También podemos divulgar información médica sobre los pacientes a los directores de funerarias, según sea necesario para llevar a cabo sus funciones.

Actividades de seguridad nacional e inteligencia. Podemos divulgar su información médica protegida a funcionarios federales autorizados para actividades de inteligencia, contrainteligencia y otras actividades de seguridad nacional autorizadas por la ley.

Reclusos. Si usted es un recluso de una institución correccional o está bajo la custodia de un oficial de la ley, podemos revelar su información médica protegida a la institución correccional o al oficial de la ley si es necesario (1) para que la institución le proporcione atención médica; (2) para proteger su salud y seguridad o la salud y seguridad de otros; o (3) para la seguridad de la institución correccional.

Investigación. Podemos revelar su información médica protegida a los investigadores cuando:

  1. se han eliminado los identificadores individuales; o
  2. cuando una junta de revisión institucional o de privacidad haya revisado la propuesta de investigación y haya establecido protocolos para garantizar la privacidad de la información solicitada, y apruebe la investigación.

Divulgación obligatoria

A continuación se describen las divulgaciones de su información médica protegida que estamos obligados a realizar.

Auditorías gubernamentales. Estamos obligados a revelar su información médica protegida a la Secretaría del Departamento de Salud y Servicios Humanos de los Estados Unidos cuando la Secretaría esté investigando o determinando nuestro cumplimiento de la regla de privacidad de la HIPAA.

Divulgaciones a usted. Cuando usted lo solicite, estamos obligados a divulgarle la parte de su información médica protegida que contenga registros médicos, registros de facturación y cualquier otro registro utilizado para tomar decisiones relacionadas con sus beneficios de atención médica. También estamos obligados, cuando lo solicite, a proporcionarle un informe de la mayoría de las divulgaciones de su información médica protegida si la divulgación fue por razones distintas a las de pago, tratamiento u operaciones de atención médica, y si la información médica protegida no fue divulgada de conformidad con su autorización individual.

Otras divulgaciones

Representantes personales. Divulgaremos su información médica protegida a las personas autorizadas por usted, o a una persona designada como su representante personal, apoderado, etc., siempre que nos proporcione una notificación/autorización por escrito y cualquier documento de apoyo (es decir, un poder notarial). Nota: De acuerdo con la norma de privacidad de la HIPAA, no tenemos que revelar información a un representante personal si creemos razonablemente que

  1. ha sido, o puede ser, objeto de violencia doméstica, abuso o negligencia por parte de dicha persona; o
  2. tratar a dicha persona como su representante personal podría ponerle en peligro; y
  3. en el ejercicio de su criterio profesional, no le conviene tratar a la persona como su representante personal.

Tras su fallecimiento, podremos revelar sus datos sanitarios protegidos a un familiar (u otro pariente o amigo cercano) que haya participado en su atención médica o en el pago de su atención médica antes de su fallecimiento, en la medida en que los datos sanitarios protegidos sean relevantes para la participación de dicha persona, a menos que dicha revelación sea incompatible con su preferencia expresada previamente y conocida por nosotros.

Cónyuges y otros familiares. Salvo limitadas excepciones, enviaremos todo el correo al empleado. Esto incluye el correo relacionado con el cónyuge del empleado y otros familiares cubiertos por el Plan, e incluye el correo con información sobre el uso de los beneficios del Plan por parte del cónyuge del empleado y otros familiares e información sobre la denegación de cualquier beneficio del Plan al cónyuge del empleado y otros familiares. Si una persona cubierta por el Plan ha solicitado restricciones o comunicaciones confidenciales (véase el apartado "Sus derechos"), y si hemos accedido a la solicitud, enviaremos el correo según lo previsto en la solicitud de restricciones o comunicaciones confidenciales.

Autorizaciones. Otros usos o divulgaciones de su información médica protegida no descritos anteriormente sólo se harán con su autorización por escrito. Por ejemplo, en general y con sujeción a condiciones específicas, no utilizaremos ni divulgaremos sus notas psiquiátricas; no utilizaremos ni divulgaremos su información médica protegida para su comercialización; y no venderemos su información médica protegida, a menos que usted nos dé una autorización por escrito. Usted puede revocar las autorizaciones escritas en cualquier momento, siempre que la revocación sea por escrito. Una vez que recibamos su revocación por escrito, sólo será efectiva para futuros usos y divulgaciones. No será efectiva para cualquier información que pueda haber sido utilizada o revelada en base a la autorización escrita y antes de recibir su revocación por escrito.

Sus derechos

Usted tiene los siguientes derechos con respecto a su información médica protegida:

Derecho a inspeccionar y copiar. Usted tiene el derecho de inspeccionar y copiar cierta información de salud protegida que puede ser utilizada para tomar decisiones sobre sus beneficios del Plan. Si la información que usted solicita se mantiene electrónicamente, y usted solicita una copia electrónica, le proporcionaremos una copia en la forma y el formato electrónicos que usted solicite, si la información puede producirse fácilmente en esa forma y formato; si la información no puede producirse fácilmente en esa forma y formato, trabajaremos con usted para llegar a un acuerdo sobre la forma y el formato. Si no podemos llegar a un acuerdo sobre la forma y el formato electrónicos, le proporcionaremos una copia en papel.

Para inspeccionar y copiar su información médica protegida, debe presentar su solicitud por escrito a

Western Growers Assurance Trust
Attn: Jon Alexander, Consejero General
15525 Sand Canyon Avenue
Irvine, CA 92618

Si solicita una copia de la información, podemos cobrarle una tarifa razonable por los costes de las copias, el envío por correo u otros suministros relacionados con su solicitud. Podemos denegar su solicitud de inspección y copia en determinadas circunstancias muy limitadas. Si se le deniega el acceso a su información médica, puede solicitar que se revise la denegación presentando una solicitud por escrito a

Western Growers Assurance Trust
Attn: Departamento de Apelaciones
15525 Sand Canyon Avenue
Irvine, CA 92618

Derecho a modificar. Si cree que la información médica protegida que tenemos sobre usted es incorrecta o incompleta, puede pedirnos que la modifiquemos. Tiene derecho a solicitar una enmienda mientras la información sea conservada por o para el Plan.

Para solicitar una modificación, debe hacerlo por escrito y enviarlo a

Western Growers Assurance Trust
Attn: Jon Alexander, Consejero General
15525 Sand Canyon Avenue
Irvine, CA 92618
(949) 885-2330

Además, debe proporcionar una razón que apoye su solicitud. Podremos denegar su solicitud de modificación si no la presenta por escrito o no incluye una razón que la respalde. Además, podemos denegar su solicitud si nos pide que modifiquemos información que:

  • no forma parte de la información médica conservada por o para el Plan;
  • no fue creada por nosotros, a menos que la persona o entidad que creó la información ya no esté disponible para realizar la modificación;
  • no forma parte de la información que se le permitiría inspeccionar y copiar; o
  • ya es precisa y completa.

Si denegamos su solicitud, tiene derecho a presentar una declaración de desacuerdo con nosotros y cualquier divulgación futura de la información en disputa incluirá su declaración.

Derecho a un recuento de las divulgaciones. Usted tiene derecho a solicitar un "recuento" de ciertas divulgaciones de su información médica protegida. La contabilidad no incluirá (1) las divulgaciones con fines de tratamiento, pago u operaciones de atención médica; (2) las divulgaciones hechas a usted; (3) las divulgaciones hechas en virtud de su autorización; (4) las divulgaciones hechas a amigos o familiares en su presencia o debido a una emergencia; (5) las divulgaciones con fines de seguridad nacional; y (6) las divulgaciones incidentales a las divulgaciones de otro modo permitidas.

Para solicitar esta lista o la contabilidad de las divulgaciones, debe presentar su solicitud por escrito a

Western Growers Assurance Trust
Attn: Jon Alexander, Consejero General
15525 Sand Canyon Avenue
Irvine, CA 92618

Su solicitud debe indicar el periodo de tiempo que desea que abarque la contabilidad, que no puede ser superior a seis años antes de la fecha de la solicitud. Su solicitud debe indicar en qué forma desea la lista (por ejemplo, en papel o en formato electrónico). La primera lista que solicite en un periodo de 12 meses se le proporcionará gratuitamente. En el caso de las listas adicionales, podemos cobrarle los costes de proporcionar la lista. Le notificaremos el coste correspondiente y podrá optar por retirar o modificar su solicitud en ese momento antes de que se produzcan los costes.

Derecho a solicitar restricciones. Usted tiene derecho a solicitar una restricción o limitación de su información médica protegida que utilizamos o revelamos para el tratamiento, el pago o las operaciones de atención médica. También tiene derecho a solicitar que se limite la información médica protegida que revelamos a alguien que participa en su atención o en el pago de su atención, como un familiar o amigo. Por ejemplo, puede pedir que no utilicemos ni divulguemos información sobre una operación quirúrgica a la que se sometió.

Salvo lo dispuesto en el párrafo siguiente, no estamos obligados a aceptar su solicitud. Sin embargo, si aceptamos la solicitud, respetaremos la restricción hasta que usted la revoque o se lo notifiquemos.

Cumpliremos con cualquier solicitud de restricción si (1) salvo que la ley exija lo contrario, la divulgación se realiza a un plan de salud con el fin de llevar a cabo el pago o las operaciones de atención médica (y no es con el fin de llevar a cabo el tratamiento); y (2) la información de salud protegida se refiere únicamente a un artículo o servicio de atención médica por el que el proveedor de atención médica involucrado ha sido pagado en su totalidad por usted u otra persona.

Para solicitar restricciones, debe hacer su solicitud por escrito llamando primero al servicio de atención al cliente al (800) 777-7898 y solicitando un formulario de autorización de la HIPAA. Rellene el formulario de autorización de la HIPAA y, dentro del mismo, deberá indicarnos (1) qué información desea limitar; (2) si desea limitar nuestro uso, divulgación o ambos; y (3) a quién desea que se apliquen los límites; por ejemplo, las divulgaciones a su cónyuge.

Derecho a solicitar comunicaciones confidenciales. Tiene derecho a solicitar que nos comuniquemos con usted sobre asuntos médicos de una manera determinada o en un lugar concreto. Por ejemplo, puede pedir que sólo nos comuniquemos con usted en el trabajo o por correo.

Para solicitar comunicaciones confidenciales, debe hacer su solicitud por escrito llamando primero al servicio de atención al cliente al (800) 777-7898 y solicitando un formulario de autorización HIPAA. No le preguntaremos el motivo de su solicitud. Su solicitud debe especificar cómo o dónde desea que nos pongamos en contacto con usted. Atenderemos todas las solicitudes razonables.

Derecho a ser notificado de una infracción. Usted tiene derecho a que se le notifique en caso de que nosotros (o un asociado comercial) descubramos una violación de la información sanitaria protegida no protegida.

Derecho a una copia en papel de este aviso. Tiene derecho a recibir una copia en papel de este aviso. Puede pedirnos que le demos una copia de este aviso en cualquier momento. Aunque haya aceptado recibir este aviso por vía electrónica, tiene derecho a recibir una copia en papel de este aviso.

Puede obtener una copia de este aviso en nuestro sitio web, http://www.wgat.com/hipaa-privacy-practices. Para obtener una copia en papel de este aviso, póngase en contacto con

Western Growers Assurance Trust
Attn: Jon Alexander, Consejero General
15525 Sand Canyon Avenue
Irvine, CA 92618
(949) 885-2330

Reclamaciones. Si cree que se han violado sus derechos de privacidad, puede presentar una queja ante el Plan o ante la Oficina de Derechos Civiles del Departamento de Salud y Servicios Humanos de los Estados Unidos. Para presentar una queja ante el Plan, póngase en contacto con

Western Growers Assurance Trust
Attn: Jon Alexander, Consejero General
15525 Sand Canyon Avenue
Irvine, CA 92618
(949) 885-2330

Todas las quejas deben presentarse por escrito. No se le sancionará, ni se tomarán represalias de ningún tipo, por presentar una queja ante la Oficina de Derechos Civiles o ante nosotros.