Extensión de las prestaciones COBRA y subvención de primas

Recientemente se han anunciado dos cambios gubernamentales que afectarán a la disponibilidad y administración de las prestaciones COBRA en 2021. Esta carta resume estos cambios y lo que significan para sus empleados y su empresa.

Aviso 2021-01 de la EBSA sobre ayuda en caso de catástrofe

En marzo de 2020, el Departamento de Trabajo (DOL), el Departamento del Tesoro (Treasury) y el Servicio de Impuestos Internos (IRS) prorrogaron ciertos plazos relacionados con los beneficios para la inscripción especial de HIPAA, las elecciones de COBRA, las apelaciones, las revisiones externas y las notificaciones y divulgaciones de ERISA. El alivio se proporcionó de conformidad con ERISA §518 y el Código de Rentas Internas §7508A, que permiten que ciertos plazos de cumplimiento no se apliquen durante un período de hasta un año en caso de una emergencia de salud pública. Aunque la notificación de 2020 proporcionó una exención hasta el final del periodo del brote (60 días después del final de la emergencia nacional, que está en curso), el límite de un año especificado en el §518 y el §7508A expiró el 28 de febrero de 2021.

El 1 de marzo de 2021, el DOL emitió el Aviso 2021-01 (Aviso) de la EBSA para la ayuda en caso de catástrofe, que fue aprobado por el IRS y el Tesoro. El aviso aclaró que el período de prórroga de un año permitido bajo §518 y §7508A se aplicaría sobre una base de caso por caso, lo que significa que la fecha límite de cada individuo no se tendrá en cuenta hasta el primero de:

Un año a partir de la fecha en que el individuo tuvo derecho a la ayuda por primera vez, o
El final del periodo de brote (60 días después de que finalice la emergencia nacional).

Por ejemplo, si el periodo de elección inicial de COBRA de un individuo hubiera expirado el 15 de marzo de 2021, el individuo tendrá hasta el 14 de marzo de 2022 o el final del periodo de brote, lo que ocurra primero, para hacer una elección. En ningún caso el retraso será superior a un año.

La notificación anima a los administradores y fiduciarios del plan a:

notificar a los partícipes que se acercan al final del periodo de desgravación y corren el riesgo de perder los derechos del plan, y
hacer que los participantes conozcan otras opciones de cobertura que pueden estar disponibles para ellos, incluida la oportunidad de obtener cobertura a través del Mercado de Seguros Médicos.

Ley del Plan de Rescate Americano

En una acción separada, el Congreso aprobó la Ley del Plan de Rescate Americano ("ARPA"), que proporciona un subsidio del 100% en las primas médicas, dentales y de visión de COBRA para los "individuos elegibles para la asistencia" para el período que comienza el 1 de abril de 2021 y termina el 30 de septiembre de 2021.

¿Cómo se financia la subvención?

El subsidio de COBRA lo paga el gobierno federal. Sin embargo, el ARPA exige a los empresarios que se hagan cargo del coste de las primas que deben pagar al administrador del plan. Esto significa que:

Para cubrir el coste de la cobertura de COBRA, WGAT facturará al empleador participante -no al participante- las primas de COBRA incurridas durante el periodo de subvención aplicable.
El empleador se resarce solicitando un crédito fiscal contra el impuesto del 1,45% del Seguro de Hospitalización ("HI") del empleador, reducido por cualquier crédito permitido en virtud de otra legislación de alivio de COVID-19, como la Ley CARES o la Ley Families First Coronavirus Response ("FFCRA").
Los pagos de subvenciones que superen el crédito fiscal admisible en cualquier trimestre se consideran un pago excesivo de impuestos y los empresarios tendrán derecho a un reembolso directo.

Todavía no se han explicado los aspectos técnicos de la desgravación fiscal, como el calendario de la misma y la mecánica para reclamarla.

¿Quién tiene derecho a la subvención?

Una persona con derecho a asistencia es cualquier persona (incluido un dependiente cubierto) que pierde la cobertura como resultado de una reducción de horas o de un despido involuntario (por razones distintas a una falta grave) y que no tiene derecho a otra cobertura sanitaria de grupo o a Medicare. Esta categoría incluye a las personas:

que estén actualmente inscritos en COBRA o que cumplan los requisitos durante el periodo de subvención;
que no eligieron COBRA durante su periodo de elección inicial, pero que todavía están dentro del periodo de cobertura de 18 meses;
que eligieron COBRA durante su período de elección inicial pero dejaron que la cobertura caducara, y todavía están dentro del período de cobertura; y
cuyo período original de 18 meses de COBRA ha expirado, y que aún no han notificado al plan la intención de elegir la cobertura de COBRA durante un período ampliado debido a una determinación de discapacidad.

Un hijo a cargo que pierde la cobertura por edad (es decir, que cumple 26 años) no tiene derecho al subsidio.

¿Cómo reciben los afiliados el subsidio COBRA?

Los participantes con derecho a la subvención que ya estén inscritos en COBRA a partir del 1 de abril de 2021 no tienen que hacer nada; recibirán automáticamente la subvención. Los afiliados actuales deben ser notificados de la subvención, y los individuos que ya han pagado las primas para cualquier parte del período de subvención de abril a septiembre deben ser reembolsados por la cantidad previamente pagada. Los empleadores pueden solicitar un crédito fiscal en la nómina por los importes reembolsados, tal como se ha descrito anteriormente.

El ARPA exige que se ofrezca un nuevo período de elección a las personas con derecho a asistencia que hayan rechazado la cobertura de COBRA o que hayan elegido previamente la cobertura de COBRA y la hayan suspendido antes del 1 de abril de 2021. La cobertura para estas personas con derecho a asistencia entrará en vigor el 1 de abril; no se exigirán primas para ningún período anterior a esa fecha. Las personas afectadas sólo podrán beneficiarse de la subvención si todavía están dentro de su período de cobertura COBRA de 18 meses. Por ejemplo, un individuo que no eligió la cobertura COBRA y cuyo período de cobertura habría terminado el 31 de mayo de 2021 puede ser elegible para el subsidio para los meses de abril y mayo, pero la cobertura COBRA del individuo expirará el 31 de mayo. El ARPA no amplía el periodo de elegibilidad de COBRA.

Los avisos de elección que describen la subvención de la prima deben entregarse a las personas con derecho a asistencia antes del 31 de mayo de 2021. Los planes deben enviar un nuevo formulario de elección o añadir un formulario de información a los formularios de elección existentes; los nuevos formularios deben incluir:

formularios necesarios para establecer el derecho a la ayuda a la prima,
información de contacto del administrador del plan o de otras personas que mantengan información relacionada con la ayuda a las primas,
una descripción del período electoral ampliado, y
una descripción de la obligación del individuo de notificar al plan la existencia de otra cobertura del plan de salud de grupo.

El Departamento de Trabajo publicará modelos de notificaciones y formularios de elección a más tardar el 11 de abril de 2021.

Las personas con derecho a asistencia deben elegir la cobertura en un plazo de 90 días a partir de la fecha del aviso de elección; no se reconocen las prórrogas de inscripción previstas en el aviso de ayuda por catástrofe 2021-01 de la EBSA (descrito anteriormente). Un empleador puede permitir que los inscritos elijan un plan diferente al plan en el que estaban inscritos antes del evento calificado si:

la prima de la cobertura alternativa no es superior a la de la cobertura en la que está inscrito actualmente el empleado y el plan alternativo se ofrece a empleados en situación similar;
(ii) la cobertura no es una prestación exceptuada, como la dental y la oftalmológica únicamente; y
(iii) el plan de salud de grupo no es una FSA o HSA.

¿Cuándo termina la subvención?

La subvención de la prima finalizará en la fecha más temprana de:

el primer día en que el individuo pasa a ser elegible en otro plan de salud de grupo,
el primer día en que el individuo cumple los requisitos para acceder a Medicare,
la fecha en que expira el período de 18 meses de cobertura de COBRA del individuo, o
30 de septiembre de 2021.

Nota: si un individuo eligió previamente la cobertura COBRA para la cobertura sólo dental o sólo de la vista y posteriormente cumple los requisitos para inscribirse en otro plan de salud de grupo que no ofrece cobertura dental o de la vista, la elegibilidad del individuo para la ayuda a la prima terminará.

¿Cómo afectan estas normas a los empresarios no sujetos a COBRA?

Las empresas muy pequeñas (menos de 20 empleados) no están sujetas a COBRA; sin embargo, muchos estados, incluidos California y Arizona, ofrecen programas "mini COBRA" que se aplican a estas pequeñas empresas. Aunque el ARPA incluye expresamente los planes "mini COBRA" ofrecidos a nivel estatal en su definición de la continuación de la cobertura COBRA, no explica cómo se administrará la subvención para los planes estatales. Se espera una orientación adicional en las próximas semanas.

¿Cuáles son los siguientes pasos?

WGAT trabajará con usted para identificar a los individuos que pueden ser afectados por ARPA y el Aviso de Alivio de Desastres 2021-01 de EBSA. Como su administrador de COBRA, lo haremos:

gestionar los plazos de inscripción en COBRA de forma individual;
actualizar los materiales de inscripción en COBRA para incluir información sobre el subsidio;
notificar la subvención a los actuales inscritos en COBRA y a las personas con derecho a asistencia que hayan recibido avisos de inscripción pero que aún no se hayan inscrito;
proporcionar un segundo periodo de inscripción para las personas con derecho a asistencia que no eligieron (o eligieron y posteriormente suspendieron) la cobertura de COBRA, pero que todavía están dentro del periodo de cobertura de COBRA;
reembolsar, en un plazo de 60 días a partir de la fecha en que se efectuó el pago, las primas COBRA pagadas durante el período de subvención;
notificar a las personas con derecho a COBRA que se acercan al final del periodo de inscripción ampliado sobre otras opciones de cobertura, incluida la cobertura a través de Covered California y el Mercado; y
notificar a las personas que reúnen los requisitos para recibir asistencia cuando su subvención ARPA va a expirar. La notificación se hará al menos 15, pero no más de 45 días antes de la expiración.

Reconocemos los retos que conllevan estos nuevos cambios de política, y queremos asegurarle que seguimos dedicados a servir a nuestros afiliados. Como siempre, estamos aquí para ayudar con cualquier pregunta relacionada con estos nuevos requisitos. Póngase en contacto con nuestro equipo de atención al cliente si tiene alguna pregunta o duda en el teléfono 800-777-7898.

David Zanze

Vicepresidente ejecutivo de Western Growers Assurance Trust

el primer día en que el individuo pasa a ser elegible en otro plan de salud de grupo,
el primer día en que el individuo cumple los requisitos para acceder a Medicare,
la fecha en que expira el período de 18 meses de cobertura de COBRA del individuo, o
30 de septiembre de 2021.