Estimados miembros:

En respuesta al brote de COVID-19 y a la consiguiente declaración de emergencia nacional, los Departamentos de Trabajo (DOL), Salud y Servicios Humanos, y el Servicio de Impuestos Internos (los "Departamentos") emitieron normas y orientaciones que obligan a ampliar ciertos plazos para los participantes cubiertos por los planes de salud de grupo y permiten que los planes suavicen las restricciones de algunas normas de los planes de FSA, como se explica en los párrafos siguientes.

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Ampliación de los plazos del plan de salud colectivo

Los Departamentos reconocen que los participantes en el plan pueden encontrar problemas, como el ejercicio de los derechos a la continuación de la cobertura de COBRA o dificultades para presentar o perfeccionar las reclamaciones, y amplían los plazos para determinadas actividades. Esto se logra excluyendo el "Período de brote" al calcular los plazos del plan para las actividades especificadas. El Período de Brote se identifica como el período que comienza con la declaración de Emergencia Nacional (1 de marzo de 2020) y termina 60 días después de que termine la Emergencia Nacional.

Las nuevas normas amplían los plazos en ocho escenarios para los empleados, como se explica a continuación. Los ejemplos que siguen a cada escenario asumen que la Emergencia Nacional terminó el 30 de abril y el Período de Brote terminará el 29 de julio de 2020. El DOL y el IRS han declarado que el período de brote puede ser revisado en función del impacto del virus en diferentes partes del país.

1. Período de inscripción especial de la HIPAA. Según la HIPAA, los empleados disponen de 30 días para solicitar la inscripción en un plan tras (i) la pérdida de otra cobertura de grupo o (i) la adquisición de un nuevo dependiente. El periodo de inscripción se amplía a 60 días en el caso de los empleados que pierden o ganan el derecho a Medicaid o CHIP. Las nuevas normas amplían el periodo de inscripción sin tener en cuenta el periodo de interrupción.Ejemplo: María se negó anteriormente a participar en el plan de salud patrocinado por su empleador. El 1 de abril de 2020, María dio a luz y desea inscribirse a sí misma y a su hijo en el plan de su empleador. De acuerdo con las nuevas normas, María puede inscribirse a partir de la fecha de nacimiento del niño, pero el periodo de inscripción se extenderá hasta el 29 de julio de 2020, el 30º día después del final del Periodo del brote.

2. Período de elección de COBRA. El periodo de elección de 60 días para la continuidad de la cobertura COBRA no se tiene en cuenta durante el periodo de interrupción.Ejemplo: Pablo es despedido de su trabajo y pierde su cobertura médica patrocinada por el empleador. Recibe su notificación de elección de COBRA el 1 de abril de 2020. De acuerdo con las normas de ampliación, el periodo de interrupción no se tiene en cuenta en el cálculo del periodo de elección de Pablo, y el último día del periodo de elección será 60 días después del 29 de junio de 2020.

3. Periodo de pago de COBRA. En virtud de COBRA, un beneficiario cualificado dispone de 45 días a partir de la fecha de su elección de COBRA para realizar el primer pago de la prima. Tras el pago inicial, las primas deben abonarse antes de que finalice el periodo de gracia de 30 días que comienza el primer día de cada mes. La normativa amplía los plazos de pago sin tener en cuenta el periodo de carencia.Ejemplo: Juan eligió la continuación de la cobertura de COBRA el 1 de febrero; su pago inicial debía realizarse el 17 de marzo y su primer pago mensual debía realizarse el 1 de abril. Juan no ha efectuado ambos pagos. De acuerdo con las normas, el periodo de interrupción no se tiene en cuenta en el cálculo de los plazos de pago, y el pago inicial, así como los pagos de abril, mayo y junio se consideran oportunos si se reciben antes del 29 de julio de 2020, 30 días después del final del periodo de interrupción.

4. Notificación de evento calificado de COBRA. COBRA exige que el afiliado notifique al plan en un plazo de 60 días a partir de un acontecimiento que reúna las condiciones necesarias (como un divorcio) y que haga que un dependiente pierda la elegibilidad, o una discapacidad que prolongue el periodo máximo de extensión de COBRA. Las normas amplían el periodo de notificación de 60 días haciendo caso omiso del periodo de interrupción.Ejemplo: Ella y su marido están cubiertos por el plan de salud colectivo de su empresa. Su divorcio finalizó el 1 de marzo y, como consecuencia, su marido perdió el derecho a la cobertura de su plan de salud. Ella y/o su ex marido tienen hasta 60 días después del final del periodo de interrupción (28 de agosto) para notificar el divorcio al plan, lo que permite al ex marido continuar con la cobertura en virtud de COBRA.

5. Plazo de presentación de reclamaciones médicas. La normativa amplía el plazo en el que se debe presentar una reclamación médica sin tener en cuenta el periodo de brotes.Ejemplo: Eric recibe un tratamiento médico el 1 de abril de 2020. Su plan médico exige que las solicitudes de reembolso se reciban en un plazo de 90 días a partir de la fecha en que se produjo el gasto. De acuerdo con la normativa, el plazo para presentar la solicitud de reembolso de Eric se amplía a 90 días después del final del periodo de brote, es decir, el 27 de septiembre de 2020.

6. Plazo para apelar una determinación adversa de las prestaciones. ERISA impone plazos estrictos en los que un afiliado puede apelar una determinación adversa de prestaciones. Las nuevas normas de prórroga amplían el plazo en el que se puede presentar un recurso sin tener en cuenta el periodo de interrupción.Ejemplo: Arlene recibe una denegación de una reclamación médica el 1 de febrero de 2020 y tiene 180 días para apelar la determinación. Entre la fecha de la denegación y el inicio del periodo de brotes han pasado 28 días, por lo que Arlene debe presentar su recurso en un plazo de 152 días (180-28 días desde el 1 de febrero hasta el 1 de marzo) tras el final del periodo de brotes.

7. Plazo para solicitar una revisión externa. En virtud de ERISA, el afiliado dispone de cuatro meses tras la recepción de una determinación adversa de las prestaciones o de una notificación de rescisión de la cobertura para solicitar una revisión médica independiente. La normativa amplía este plazo al no tener en cuenta el periodo de interrupción.Ejemplo: Richard recibe la denegación de una reclamación médica por motivos de necesidad médica el 1 de abril de 2020, y tiene cuatro meses para solicitar una revisión externa. Según las nuevas normas, Richard debe solicitar la revisión externa en los cuatro meses siguientes al final del periodo de brote.

8. Plazo para perfeccionar la solicitud de revisión externa. El partícipe del plan que presente una solicitud de revisión externa incompleta puede perfeccionarla dentro del periodo inicial de cuatro meses de presentación. Las normas no tienen en cuenta el periodo de interrupción en el cálculo de esta fecha.Ejemplo: Richard recibe la denegación de una reclamación médica el 1 de abril y solicita una revisión externa el 15 de abril. El 20 de abril recibe la notificación de que su solicitud de revisión externa está incompleta. Richard puede perfeccionar su solicitud dentro del plazo de presentación inicial de cuatro meses. De acuerdo con la normativa, el periodo de presentación finaliza 180 días después del final del periodo de brotes.

Las normas también ofrecen un alivio a los planes de salud de grupo al no tener en cuenta el periodo de interrupción al determinar el plazo para proporcionar un aviso de elección de COBRA. En virtud de COBRA, un empleador debe notificar al administrador del plan la elegibilidad de un beneficiario calificado para COBRA dentro de los 30 días de la pérdida de la cobertura, y el administrador del plan debe entonces entregar el aviso de elección dentro de los 14 días.

Ejemplo: El empleador de Howard notifica al administrador del plan el 15 de marzo que Howard es un beneficiario calificado bajo COBRA. En virtud de las normas de prórroga, el administrador del plan tiene hasta el 13 de julio -14 días después de la finalización del período de interrupción- para proporcionar la notificación de elección de COBRA a Howard.

Relajación de algunas normas de la FSA y del Plan de Cafetería

El IRS reconoce que la crisis de la COVID-19 probablemente interrumpirá los procedimientos y las citas médicas programadas y, como resultado, es más probable que los empleados tengan saldos no utilizados en sus cuentas FSA al final del año del plan 2020 o del período de gracia. Como resultado, las nuevas directrices del IRS ofrecen a los empleadores la discreción de modificar sus planes de FSA para ampliar temporalmente el período de gracia aplicable para utilizar los fondos de la FSA. Además, la agencia ha proporcionado a los empleados y empleadores una mayor flexibilidad con respecto a las elecciones de mitad de año en los planes de cafetería. Los empleadores que patrocinan un plan de la Sección 125 tienen la opción de modificar sus planes para aprovechar estas nuevas normas, pero no están obligados a hacerlo. Por último, se ha ampliado la lista de gastos subvencionables de la FSA para incluir determinados medicamentos y productos de venta libre.

1. Ampliación del período de gracia de la FSA. Los empleadores pueden modificar sus planes de cafetería para permitir a los empleados aplicar los fondos no utilizados que queden en una FSA de salud o de atención a los dependientes al final de un período de gracia que termine en 2020 o del año del plan que termine en 2020 para pagar o reembolsar los gastos incurridos hasta el 31 de diciembre de 2020. La prórroga de tiempo para incurrir en reclamaciones está disponible tanto para los planes de cafetería que tienen un período de gracia, como para los que permiten un traspaso (antes de la nueva resolución, las FSA de salud podían adoptar un período de gracia o prever un importe de traspaso, pero no pueden tener ambos).

Ejemplo A: El año del plan 2019 de la empresa ABC va del 1 de julio de 2019 al 30 de junio de 2020. La empresa proporciona una FSA de salud con un período de gracia de 90 días; como resultado, los empleados pueden utilizar las contribuciones de 2019 para pagar los servicios incurridos hasta el 30 de septiembre. Bob, un empleado de ABC, tenía previsto someterse a una cirugía electiva en mayo de 2020; sin embargo, su cirugía se pospuso hasta el 15 de octubre y le quedaban $1,500 en su FSA de salud al final del período de gracia. Si la empresa opta por modificar el plan y ampliar el período de gracia, Bob puede utilizar el saldo de su FSA de 2019 para pagar su cirugía, así como cualquier otro gasto elegible en el que haya incurrido antes del 31 de diciembre.

Ejemplo B: La empresa Acme ofrece una FSA de salud con una póliza de arrastre de $500 pero sin período de gracia. Su año del plan va del 1 de julio de 2019 al 30 de junio de 2020. Jill tiene un saldo restante en su FSA de salud para el año del plan 2019 de $2,000. En octubre se somete a una operación quirúrgica que se había pospuesto debido a la crisis del COVID-19; sus costes totales ascienden a 1.900 $. Aunque la empresa no ofrecía anteriormente un período de gracia, las nuevas normas permiten a Jill recibir un reembolso de la FSA de salud por 1.900 $ de los 2.000 $ que le quedan en su FSA al final del año del plan 2019, dejando 100 $ sin utilizar del año del plan 2019. En virtud de las normas de traspaso de su plan, Jill puede utilizar los 100 dólares restantes hasta el 30 de junio de 2021.

2. Ampliación de los gastos elegibles de la FSA. A partir del 1 de enero de 2020, los medicamentos y productos de venta libre han vuelto a la lista de gastos que pueden ser reembolsados en las cuentas de gastos flexibles de los participantes. Los gastos elegibles de venta libre incluyen:
   1. Medicamentos para aliviar el dolor, como el paracetamol y los antiinflamatorios no esteroideos (AINE);
   2. Productos para el resfriado y la gripe;
   3. Productos para la alergia, como antihistamínicos y descongestionantes;
   4. Medicamentos para la acidez estomacal; y
   5. Productos menstruales.