El 9 de febrero de 2022, el gobernador Newsom firmó la última ley de licencia por enfermedad remunerada complementaria de California(AB 84). A continuación se exponen los detalles de esta nueva legislación.

Uso por parte de los empleados del permiso de enfermedad remunerado suplementario (SPSL) relacionado con COVID

El SPSL está disponible para los empleados que no pueden trabajar o teletrabajar por estarlo:

  • Sujeto a un período de cuarentena o aislamiento según lo definido por el Departamento de Salud Pública de California, el Centro de Control y Prevención de Enfermedades o el funcionario de salud pública local. Esto incluye el cuidado de un miembro de la familia[i] sujeto a la misma.
  • Aconsejado por un proveedor de atención médica para aislar o poner en cuarentena debido a COVID-19.
  • Experimentar los síntomas de COVID-19 y buscar un diagnóstico médico.
  • Cuidar a un niño[ii] cuya escuela o lugar de cuidado está cerrado o no está disponible por razones relacionadas con la COVID-19 en las instalaciones.
  • Acudir a una cita de vacunación o refuerzo de vacunas para sí mismo o para un familiar.
  • Experimenten ellos mismos síntomas de COVID-19 -o cuiden a un familiar que experimente síntomas de COVID-19- relacionados con una vacuna o refuerzo de la misma.NOTA: Para cada cita de vacunación o refuerzo de la vacuna, los empleadores pueden limitar el total de la licencia por enfermedad pagada suplementaria a 3 días o 24 horas a menos que el empleado proporciona una verificación de un proveedor de atención médica de que él o su familiar siguen experimentando síntomas relacionados con la vacunación o el refuerzo de la vacuna. Este límite incluye el tiempo utilizado para recibir la vacuna o el refuerzo.

Horas de SPSL proporcionadas

La ley AB 84 prevé 40 horas de SPSL para los empleados que cumplan alguno de los siguientes criterios:

  • El empleador considera que el empleado trabaja a tiempo completo.
  • El empleado ha trabajado o estaba programado para trabajar, por término medio, al menos 40 horas semanales en las dos semanas anteriores a la fecha en que el empleado tomó el SPSL.

En el caso de los trabajadores que no cumplen los criterios arriba indicados, el SPSL debe proporcionarse de la siguiente manera:

  • Si el empleado cubierto tiene un horario semanal normal, tiene derecho a un SPSL igual:
    • El número total de horas que el empleado cubierto está normalmente programado para trabajar para el empleador durante una semana.
  • Si el empleado cubierto trabaja un número variable de horas, tiene derecho a un SPSL igual:
    • Siete veces el promedio de horas que el empleado trabajó cada día para el empleador en los seis meses anteriores a la fecha en que el empleado tomó la licencia por enfermedad remunerada complementaria COVID-19.
      • Si el empleado ha trabajado para el empresario menos de seis meses pero más de siete días, este cálculo debe hacerse en cambio sobre todo el periodo en que el empleado ha trabajado para el empresario.
  • Si el empleado trabaja un número variable de horas y ha trabajado para el empresario durante un periodo de siete días o menos, tiene derecho a un SPSL igual a: El número total de horas que el empleado ha trabajado para ese empleador.

Obligación de proporcionar SPSL adicional

Si un empleado, o un miembro de su familia al que cuida, da positivo en las pruebas de COVID-19, el empleado tiene derecho a recibir un SPSL adicional en una cantidad que no exceda la que le corresponde inicialmente según lo indicado anteriormente. Por ejemplo, si un empleado a tiempo completo da positivo en la prueba de COVID-19, tendría derecho a recibir 40 horas adicionales de SPSL según lo calculado anteriormente.

Un empleador que proporcione horas adicionales de SPSL puede exigir al empleado que se someta a otra prueba de COVID a partir del quinto día después de la primera prueba positiva y proporcionar la documentación de los resultados de la segunda prueba. [iii] Si se solicita un permiso para cuidar a un familiar que da positivo, el empleador puede exigir al empleado que proporcione la documentación del resultado de la prueba del familiar antes de pagarle el SPSL adicional.

NOTA: Los empleadores no estarán obligados a proporcionar este SPSL adicional si el empleado se niega a proporcionar la documentación de un resultado de la prueba.

Calcular el SPSL

El SPSL para los empleados no exentos se calcula utilizando una de las siguientes opciones:

  • Del mismo modo, el empresario calcula el salario ordinario de la semana laboral en la que el empleado utiliza el SPSL, independientemente de que el empleado realice o no horas extraordinarias durante la semana laboral.
  • Dividiendo el salario total del empleado, sin incluir el pago de la prima por horas extraordinarias, entre el total de horas no extraordinarias trabajadas por el empleado en los períodos de pago completos ocurridos dentro de los 90 días anteriores de empleo[iv].
    • En el caso de los empleados no exentos pagados a destajo, por comisión o por otro método que utilice todas las horas para determinar la tasa de pago regular, el salario total, sin incluir el pago de la prima por horas extras, debe dividirse por todas las horas, para determinar la cantidad correcta de SPSL.

El SPSL para los empleados exentos se calcula de la misma manera que el empresario calcula los salarios para otras formas de tiempo de vacaciones pagadas.

Algunas advertencias adicionales

Al igual que con los anteriores proyectos de ley de SPSL, el SPSL relacionado con COVID-19 debe proporcionarse además a cualquier licencia por enfermedad pagada disponible para los empleados bajo la Ley de Lugares de Trabajo Saludables, Familias Saludables de 2014. AB 84 crea un nuevo requisito de empleador para proporcionar COVID-19-relacionados SPSL; no hay crédito para el cumplimiento de los requisitos anteriores COVID SPSL. Sin embargo, si un empleador ya ha pagado a un empleado un beneficio suplementario para la licencia tomada en o después del 1 de enero de 2022, por cualquier razón enumerada anteriormente, y ha compensado al empleado en una cantidad igual o mayor que la cantidad de compensación permitida para SPSL, entonces el empleador puede contar las horas del otro beneficio o licencia pagada hacia el número total de horas de SPSL requeridas bajo AB 84.

Los empleadores tienen prohibido exigir a los empleados que utilicen el SPSL antes de utilizar cualquier otro beneficio de licencia pagada o no pagada. Esto incluye exigir a un empleado que utilice el SPSL en relación con cualquier requisito de licencia pagada de Cal/OSHA ETS.

El número total de bajas por enfermedad no debe superar las 80 horas durante el periodo comprendido entre el 1 de enero de 2022 y el 30 de septiembre de 2022, con un límite máximo de pagos de 511 dólares por día y 5.110 dólares en total. Lamentablemente, las conversaciones iniciales sobre los créditos fiscales para los empleadores relacionados con el coste del pago de las bajas por enfermedad complementarias no se han materializado. Esto significa que los pequeños y medianos empleadores que deben pagar la licencia no recibirán ninguna financiación y los empleadores con 500 o menos trabajadores no tienen créditos fiscales federales para ayudar a sufragar los costes relacionados con la licencia por enfermedad.

Los empleadores estarán obligados a publicar un aviso de AB 84 una vez que el modelo de aviso esté disponible.[v] Aquellos con trabajadores a distancia deben tener en cuenta, que el recién promulgado SB 657 requiere, "en cualquier caso en el que un empleador está obligado a publicar físicamente la información, [para] también distribuir esa información a los empleados por correo electrónico con el documento o documentos adjuntos". NOTA: El SB 657 permite la distribución electrónica, no elimina la obligación del empleador de mostrar físicamente los anuncios requeridos dentro de su espacio de trabajo existente.

La cantidad de SPSL que un empleado ha utilizado hasta el período de pago en el que debía ser pagado debe reflejarse en la declaración de salarios o en un escrito separado proporcionado en la fecha de pago designada con la declaración de salarios. Si el empleado no ha utilizado ningún SPSL, el recibo de salarios o el escrito separado debe reflejar cero horas utilizadas. Este requisito entra en vigor el siguiente período de pago completo después de la fecha de entrada en vigor del AB 84. NOTA: Un empleador puede exigir a los empleados que proporcionen documentación de una prueba positiva de COVID-19 durante el período correspondiente si el empleado solicita el pago retroactivo del SPSL por el tiempo libre tomado porque dio positivo en la prueba de COVID-19.

La AB 84 entra en vigor el 19 de febrero de 2022 y se aplica retroactivamente al 1 de enero de 2022. El requisito de proporcionar SPSL en virtud de la AB 84 finaliza el 30 de septiembre de 2022.

[i] Family member means, a “biological, adoptive, or foster parent, stepparent, or legal guardian of an employee or the employee’s spouse or registered domestic partner, or a person who stood in loco parentis when the employee was a minor child, a spouse, a registered domestic partner, a grandparent, a grandchild, a sibling. (Cal. Lab. Code section 245.5(c)(2))

[ii] Child means, “a biological, adopted, or foster child, stepchild, legal ward, or a child to whom the employee stands in loco parentis. This definition of a child is applicable regardless of age or dependency status.” (Cal. Lab. Code section 245.5(c)(1))

[iii] Employers must comply with Cal/OSHA ETS testing requirements.

[iv] This method is usually only preferred if the employer has individuals in sales when selling high volume items.

[v] The statue requires a model notice to be made available to the public within seven days of enactment.